Egyszerű és hatékony

Hogyan érhető el a szolgáltatás?

A lehető legegyszerűbb módon, azaz bármilyen, akár az otthoni internetes számítógépről. A bejelentkezéshez csak a www.ugyfelszolgalat.mil.hu címet kell begépelni, aztán a nyitófelületen megadni a felhasználónevet a kezdeti jelszóval. Ezek a havi jövedelemigazolások első oldalán találhatók, a jelszó pedig (mint minden ilyen rendszer esetében) az első belépést követően azonnal megváltoztatható.

Milyen alapvető vagy bővített szolgáltatások ellátására alkalmas a HM KGIR ügyfélszolgálati rendszere?

Az alkalmazás összetett eljárásokat, szolgáltatásokat foglal magában. Kialakítása során kiemelt figyelmet fordítottunk az állomány azon tagjaira, akik számára szolgálati elfoglaltságuk, vagy éppen más helyőrségbe, illetve külföldi szolgálatra vezénylésük miatt nehézséget okoz a mindennapi személyes ügyintézés. Jelenleg 97 ügy lebonyolítására alkalmas, ide értve az önkiszolgáló jellegű, valamint a munkáltatói hatáskörbe tartozó folyamatokat is. Alapvetően olyan, főként pénz- és személyügyi, katonai igazgatási jellegű ügyek elektronikus ügyintézésére ad lehetőséget, amelyek korábban kizárólag a pénzügyi, személyügyi szakszolgálatok felkeresésével, személyes közbenjárással történhettek. A rendszer biztosítja egyes személyes, illetve a szolgálati viszonnyal összefüggő adatok megjelenítését, azok módosításának kezdeményezését, valamint különböző eljárások, ügyek indítását. Az állomány tagjai itt letölthetnek és továbbíthatnak ezekkel kapcsolatos nyomtatványokat, és innen indíthatnak különböző ügyintézési eljárásokat, de bármikor ellenőrizhetik egy folyamatban lévő ügy státuszát is.

Említene néhány konkrét példát?

Lehetőség van a személyes adatokban bekövetkezett változás bejelentésére, például állandó lakcím vagy tartózkodási hely, e-mail cím, privát és szolgálati mobiltelefon-számok módosítása. A mindennapi ügyintézés során lehetővé válik a szolgálati jogviszony és a családi pótlék igazolásának igénylése, de lekérhető innen a személyi adatlap is. Elektronikus formában elérhetők a havi jövedelmekről szóló igazolások, a személyi jövedelemadó-bevallás elkészítéséhez szükséges munkáltatói igazolások, valamint a tartós külszolgálatot teljesítő állomány részére a deviza-visszaigazolások. Ugyanakkor a pénzügyi referensek is elérik a havi jövedelmekről szóló visszaigazolások munkáltatói példányait.

Miként történik a gyakorlatban az elektronikus ügyintézés?

A zökkenőmentes lebonyolítás érdekében eddig több mint 500, főként pénzügyi, illetve személyügyi munkatárs felkészítését végezte el igazgatóságunk. A rendszerben a felhasználó számára biztosítjuk a szükséges dokumentumok, iratok elektronikus formájú csatolásának és küldésének, valamint az adott üggyel kapcsolatos szöveges üzenetek továbbításának lehetőségét. Az ügyintézés végrehajtása – annak típusától függően – az illetékes honvédségi szervezetek pénzügyi, személyügyi, katonai igazgatási szakreferenseinek feladata. A felhasználó természetesen végig nyomon követheti az elindított ügyek aktuális állapotát.

Hogyan kommunikálnak a felhasználókkal?

Az üzenetküldés menüpont alatt van lehetőség a felhasználói üzenetek továbbítására, a rendszerben dolgozó szakterületek, elsősorban pénzügyi, személyügyi, illetve katonai igazgatási munkatársak számára. Az így eljuttatni kívánt üzeneteket, annak tartalmától függően, minden esetben az ügyfélszolgálat munkatársai továbbítják a címzetteknek, amelyhez elektronikus formában mellékletet is lehet csatolni. A rendszer kommunikációs tulajdonságai kapcsán szükséges megemlíteni a privát mobiltelefon-szám bejelentésének fontosságát, hiszen lehetőség van SMS-üzenet kérésére a megadott telefonszámra. Ennek megjelölését követően a felhasználó ilyen módon értesül, ha az ügyfélszolgálati rendszerben indított kérelmét feldolgozták, illetve lezárták, valamint ha üzenet érkezik számára. Újdonságnak tekinthető, hogy lehetőség nyílt az üzenetek csoportos küldésére is. Üzenetküldő kampány esetén elég egyetlen üzenet elkészítése, amelyhez jegyzetet lehet írni, mellékleteket csatolni és egyszerre, tömegesen ki lehet küldeni akár a teljes személyi állománynak, vagy egy meghatározott csoportnak. Ennek a funkciónak az előnyeit már felismerték egyes honvédségi szervezetek parancsnokai és szakreferensei, és aktívan alkalmazzák az érintettek kiértesítése céljából. A teljes körű kiszolgálás érdekében igazgatóságunk szervezeti keretén belül létrehoztuk az ügyfélszolgálati csoportot (Call Center) is. A munkatársak itt fogadják a telefonos bejelentéseket, segítik a személyi állomány elektronikusan indított ügyeinek intézését, ide értve az ügyfelek és az ügyintézők támogatását; a csoport hatáskörén túlmutató kérdéseket pedig továbbítják az illetékes szakértőknek.

Milyen visszajelzések érkeztek a rendszer működésével kapcsolatban?

A tapasztalatok szerint az önkéntes tartalékos állomány közel 70 százaléka rendszeresen használja a rendszert. A behívások, a behívóparancsok kiküldése, a szolgálathalasztásokkal kapcsolatos ügyintézés, az előzetes bejelentések a rendszeren keresztül történnek. Az aktív állományból jelenleg a tartós külszolgálaton lévők vagy tartósan távollévők, illetve a több helyőrségben állomásozó alakulatok tagjai használják ki legnagyobb mértékben. Azon dolgozunk, hogy a rendszert használók aktivitását növelni tudjuk.

Melyek a távlati terveik?

Főbb céljaink közé sorolható a felhasználói létszám további növelése, valamint az, hogy a rendszer maximálisan felhasználóbarát alkalmazássá váljon. Céltudatosan törekszünk a felhasználók elégedettségének növelésére, az elektronikus ügyintézés hatékonyságának megerősítésére. A legfontosabb számunkra, hogy az ügyfélszolgálati rendszer a honvédségi szervezetek napi működésének szerves részévé váljon, s szeretnénk, ha a jelenlegi pénzügyi és személyügyi folyamatokat minél szélesebb körben lehetne ennek révén intézni. A lényeg, hogy a technológiai újításoknak köszönhetően – a honvédség sajátosságainak megfelelően – a meglévő eljárásokba, pénzügyi, személyügyi folyamatokba tudjuk illeszteni a modern informatikai platformok, applikációk és az új információtechnikai megoldások alkalmazását. Mind a hatékonyság, mind a költségmegtakarítás szempontjából rendkívül fontos a terület további fejlesztése.


Fotó: Rácz Tünde és Tóth László

Forrás: Magyar Honvéd 2017. március