Úniós forrásból digitalizálták a katonai beszerzési dokumentumokat

Az ÁROP program a Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program keretében valósult meg, amely a Jó Állam koncepcióján alapul. Ennek értelmében olyanná kell fejleszteni az ország közigazgatását, hogy az hatékonyan, eredményesen és gazdaságosan szolgálja mind az állampolgárokat, mind az államot.

A projekt keretében a HM Védelemgazdasági Hivatal Beszerzési Igazgatóság papíralapon tárolt mintegy 1 304 730 darab beszerzési dokumentumát egy – közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott – munkaerő-kölcsönző vállalkozás által biztosított 15, már huzamos ideje munkanélküli és munkát kereső munkavállaló digitalizálta mintegy 9 hónap leforgása alatt.

A projekttagok a digitalizált dokumentumokat megfelelő struktúrába katalogizálták, majd azt követően előbb egy karakterfelismerő, végül egy adatbányász program segítségével teljes körűen feldolgozták. A folyamat végén a tisztított dokumentumok releváns információit a beszerzési folyamatokat támogató Katonai Beszerzési Információs Rendszerbe (KBIR) integrálták. 
A KBIR rendszer üzemeltetési szerződésének keretén belül a HM VGH megrendelte a rendszer kezelőfelületének kibővítését, az elektronikus adatfeldolgozást elősegítő, valamint az archivált adatok – a munkafolyamatok bármely fázisában – könnyű és gyors elérhetőségét biztosító funkciókkal. Ennek eredményeként megvalósult a katonai beszerzések szélesebb körű elektronikus ügyintézése, valamint lehetőség nyílt a korábban lefolytatott eljárások adatainak egyszerű, gyors előhívására.

Az adatintegráció biztosításával a beszerzési eljárások dokumentumai egységessé, könnyen és gyorsan ellenőrizhetővé váltak, amely következtében a korábbinál magasabb szintű transzparencia jellemzi a közpénzek felhasználását a katonai beszerzésekben.

A fejlesztések befejezését követően a Nemzeti Közszolgálati Egyetem szakértői kidolgozták a bővített funkciókkal rendelkező KBIR rendszer informatikai biztonsági követelményeit, a rendszerhez a HM VGH-n kívüli szervezetek hozzáférésének feltételei, valamint a felhasználók képzésére vonatkozó oktatási anyagokat.

Mindezeket a forrásokat önerő nélkül, 100 százalékban az Európai Unió, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával biztosította. A projekt keretében a dokumentumok digitalizálására szkennereket és munkaállomásokat szerzett be a HM VGH, amelyek az archív dokumentumok feldolgozását – és egyben a projekt befejezését – követően a Beszerzési Igazgatóság osztályaira kerültek a jelenleg folyamatban lévő, illetve a jövőbeni beszerzési eljárások elektronikus feldolgozása végett.