Tudástár

– NATO-beosztást betöltve magam is találkoztam a NATO Military Training & Exercise programjával (MTEP), amely egy interneten keresztül elérhető nyílt rendszer.
Itt lekérdezhetők a NATO, illetve a szövetséges hadseregek kiképzési rendezvényeinek, gyakorlatainak fontosabb adatai, törzslapjai is. A fejlesztéshez a napi tapasztalat is lökést adott. Amikor 2014-ben ide kerültem, azt vettem észre, hogy itt egy területért egy ember felelős. Így előfordult, hogy napokat, akár egy hetet is várni kellett a szükséges információra. Ez vezetett ahhoz, hogy
egy olyan rendszeren gondolkozzunk el, amely a kiképzéssel foglalkozók részére képes megfelelő adatbázist biztosítani. Már korábban is létezett a gyakorlatok és kiképzési rendezvények programja (GYKRP), ami egy papír alapú, évente megjelenő
kiadvány volt akkoriban. Ebből adódóan nem volt lehetőség módosítani, frissíteni azután, hogy aláírásával is elfogadta a vezérkar főnöke, majd kinyomtatták és eljuttatták az érintettekhez. Pedig az élet nem áll meg: a gyakorlatok időpontjai,
a konferenciák, a részt vevő állomány, a felhasználandó pénzügyi keretek folyamatosan változnak. Ezeket a változásokat azonban a nyomtatott kivitelnél nem lehet követni – mutatott rá Birovecz ezredes.

Webre az adattal!

– Az ötlet éppen ezt a hiányosságot orvosolta: mi lenne, ha létrehoznánk egy web, illetve portál (share point) alapú rendszert, amely lehetővé tenné, hogy folyamatosan frissítsük a változó adatokat? Ezzel megoldhatóvá válna, hogy mindenki lássa, elérje azokat. Így egyfajta szolgáltatást nyújtanánk azoknak is, akik ugyan nem szorosan a kiképzéssel foglalkoznak, de ezzel összefüggő adatokat használnak. Gondolok itt például a sajtóosztályra, a nemzetközi együttműködési főosztályra, vagy a vezérkari titkárságra – jegyezte meg az osztályvezető.

A parancsnokság szakemberei számára ez az adatbázis természetesen
napi szinten használt munkaeszköz. A Magyar Honvédség egésze részére
is nyitva áll az e-GYKRP egy része, a belépéshez azonban STN (Magyar Honvédség Intranet) hozzáférés szükséges. Belépve, alapesetben, a naptári megjelenésű, azaz a 12 hónapra felosztott évet bemutató felület érhető el, ahol a különböző színekkel egyfajta vizuális kódolást teremtve láthatók a kiképzési események. A gyakorlatok projektkódjára (amely az egységes betűkódnak köszönhetően azokat a
szervezeteket is azonosítja, amelyek felelősek a gyakorlatok megtervezéséért
és végrehajtásáért) rákattintva lehet eljutni a gyakorlat általános
adataihoz (elnevezése, elrendelője, a végrehajtásáért felelős, a gyakorlatot
irányító törzs, a hazai és nemzetközi résztvevők, a végrehajtás dátuma),
illetve egy rövid leíráshoz magáról a gyakorlat tárgyáról, céljáról.

– Munkaidőnk jelentős része ezeknek az információknak az átadásával
megy el, így viszont néhány kattintással mindenki hozzáfér ugyanazokhoz
az információkhoz, amelyeket mi tudnánk átadni az igénylő szervezetnek.
Nekem is utána kell nézni egy-egy kérésnek, hiszen több mint
160 kiképzési esemény minden (és ráadásul gyakran változó) adatát én sem vagyok képes fejben tartani. Azok jogosultsága, akik kiképzéssel, gyakorlatokkal foglalkoznak, kiterjed már a szerkesztésre is. A gyakorlatokért
felelős személy képes feltölteni és szerkeszteni az általa tervezett-szervezett
kiképzési rendezvény minden dokumentumát, adatát. Szintén ezeket
a jogköröket adtuk meg azon szervezetek főnökeinek, vezetőinek, akiknek
a felelőssége kiterjed a kiképzési rendezvényekre,így ők ellenőrizhetik,
hogy beosztottaik feltöltik-e a szükséges információkat, így téve azokat elérhetővé mások számára is – mondta az ezredes.

Bár az MH Hadkiegészítő, Felkészítő és Kiképző Parancsnokság a pénzügyi keretek felhasználását illetően csak a nemzetközi gyakorlatokért „felel", de az elektronikus adattár felemás, hiányos lenne a hazai rendezvényekre vonatkozó információk nélkül. Ezeket így projektkód és a költségvetéssel összefüggő adatok
nélkül (hiszen nem a parancsnokság a pénzügyi keretük gazdája), de ugyanúgy
feltöltik az adatbázisba.

Egy nyelven beszélni

– A vizuális adatbázis „lelke" az egységes könyvtárrendszer, amely
megkönnyíti az információk elérését. Megalkottunk egy egységes fájlelnevezési
rendszert is, a gyors keresés érdekében. Ennek megfelelően minden állomány neve a projektkódból,utána a dokumentum típusának (törzslap, kiutazási engedély, költségvetési terv, elszámolás stb.) egységesített rövidítéséből, a kiképzési
esemény rövidített megnevezéséből, majd az évszámból áll. A rendszer
nagyon egyszerű, kezelőbarát, hiszen alapvetően egy logikai elvnek megfelelő
könyvtárrendszerről beszélünk – hallhattuk Birovecz ezredest.

A különböző katonai szervezetektől érkező összekötők két alkalommal
vehettek részt a rendszerről és annak használatáról szóló felkészítésen.

– Megmutattuk nekik, hogy miképp lehet gyorsan és könnyen megtalálni az adatokat. A felkészítés nehézségét inkább az adta, hogy saját benyomásaink szerint a meghívottak ezt inkább egy újabb pluszmunkának tekintették. Bár minden kijelölt
személy (45 fő) részt vett a felkészítésen, de csupán egynegyedük használja
a mindennapokban, azaz tölti fel és szerkeszti is az adatokat. Amíg
a felhasználók nem érzik, hogy ez az egységes információs „adattárház"
mekkora előnyt jelenthet a mindennapok munkájában, addig a rendszer
működtetéséhez szükséges „bedolgozásra"is nehéz rávenni őket. Véleményünk
szerint pedig egy nagyon pici pluszmunkával rengeteg információhoz
lehet jutni – mutatott rá az osztályvezető.

Birovecz ezredes említett egy példát is: az olyan, sokszor használt
dokumentumokról, mint a költségvetési terv, a kiutazási engedély, az úti
jelentés vagy a különböző elszámolások, a rendszerben minták találhatók,
amelyek megkönnyíthetik az alakulatok mindennapi munkáját.


Visszajelzések

– A működéshez, a fejlesztéshez nagy szükség van a felhasználók visszajelzéseire is. Jöttek és jönnek is ésszerű javaslatok tőlük – erősítette meg az ezredes. Példaként említhető, hogy a pénzügyi területtel foglalkozó dokumentumok, költségvetési tervek esetén a projektkód mellett a nyilvántartási szám is részét
képezi már az elnevezéseknek. Szintén felhasználói igény, hogy a
jelenlegi, papír alapú helyett, a megfelelő jogszabályi változások után,
elektronikus aláírással hitelesített, digitális ügyintézéssel lehessen
megoldani a különböző engedélyek,iratok kezelését. Így nyomtatás nélkül
lehetne követni egy-egy dokumentumot a teljes ügyintézési folyamat
során.

Hasonló igényként jelentkezett a keretmaradványok követése. A
gyakorlatok tervezői is kíváncsiak lennének a megmaradt pénzügyi forrásokra,
amelyet a parancsnokság jelenleg csak saját nyilvántartásában
vezet. Birovecz ezredes véleménye szerint ezt a pénzügyi információt
is elérhetővé kell tenni a megfelelő felhasználói kör számára, hiszen
így nagyban megkönnyíthető az év közben jelentkező, új kiképzési rendezvényekre
szóló igények kezelése, átcsoportosítások kezdeményezése.
Ha az online rendszerben a naprakész pénzügyi adatok is megjelennek,
akkor gyorsan eldönthető, lehetséges-e valahonnan átcsoportosítani
a rendezvény finanszírozásához szükséges összeget.

Ezt segíti az is, hogy megfelelő szűrők alkalmazásával gyorsan kimutatható, ha valaki a megadott határidőkön belül nem töltötte fel a gyakorlatokkal kapcsolatos, szükséges dokumentumokat – például a költségvetési elszámolást.

Az ezredes fontosnak tartotta megjegyezni azt is, hogy 2014-hez
képest ma már látványosan több adat, ügydarab érkezik be a parancsnoksághoz,
köszönhetően az elektronikus rendszernek. Jövőbeli feladat
a lő- és gyakorlóterekre, azok igénylési rendjére, a szimulációkra
vonatkozó információk bevitele a rendszerbe. A folyamat nem állhat
meg, mindig vannak újabb és újabb ötletek a továbbfejlesztéshez.

Biztonságban

A tűzfalakkal védett STN-rendszer biztonságos, de egyben az e-GYKRP
egyik hátrányát is jelenti, hiszen ezen keresztül csak itthonról, STN csatlakozással rendelkező számítógépekről érhető el az adatbázis. A
külképviseleteken, a külföldi szolgálati helyeken is gyakran szükség lenne
azokra a naprakész információkra, amelyeket a rendszer nyújtani képes.
Lehetséges, tette hozzá Birovecz ezredes, hogy az adatbázis egy részének
internetes elérése lesz a megoldás, hasonlóan a NATO MTEP programjához.
Az alapadatokat így bárhol, bárki képes lenne elérni, megtekinteni. A
rendszer mélyebb, több információt tartalmazó része pedig továbbra is
csak az STN-eléréssel rendelkezők számára lenne nyitott.

– Legfontosabb feladatunk jelenleg az ideiglenes működési engedély
megkérése a HVK Híradó, Informatikai és Információvédelmi
Csoportfőnökségtől, majd a rendszer tesztelése után a végleges működési
engedély elkészítése – zárta a beszélgetést az osztályvezető.

Fotó: Rácz Tünde, internet és archív

Forrás: Magyar Honvéd 2016. augusztus